Kā izsekot jūsu uzņēmuma finansēm, piemēram, ninja

Satura rādītājs:

Kā izsekot jūsu uzņēmuma finansēm, piemēram, ninja
Kā izsekot jūsu uzņēmuma finansēm, piemēram, ninja

Video: Kā izsekot jūsu uzņēmuma finansēm, piemēram, ninja

Video: Kā izsekot jūsu uzņēmuma finansēm, piemēram, ninja
Video: ZEITGEIST: MOVING FORWARD | OFFICIAL RELEASE | 2011 2024, Marts
Anonim

Kā es izsekoju savus uzņēmējdarbības ienākumus un izdevumus, kopš 2007. gada sāku savu tiešsaistes uzņēmumu 2007. gadā, es būtiski mainījos. Kas reiz bija sāpīgs process ar nenoteiktiem rezultātiem (es vienmēr kaut ko zaudēju), tagad tas aizņem tikai dažas minūtes mēnesī. Un rezultāts ir penny-perfect grāmatvedības, ka pat mans nodokļu sagatavot apbrīno.

Kā es varu to darīt? Es izmantoju trīs vienkāršus tiešsaistes grāmatvedības rīkus: Dropbox, Freshbooks un Outright.

Tomēr, pirms es iesaistīšos, kā izmantoju šos rīkus, tomēr runāsim par problēmām, ar kurām saskaras mazie uzņēmumi, kad runa ir par grāmatvedību un finansēm. Pirms es pilnveidoju savu pašreizējo sistēmu, es saskārā ar vairākiem kairinošiem jautājumiem:

  • Ietaupījumu glabāšana: Starp papīra kvītis un e-pasta kvitām, cenšoties saglabāt tos visus labi organizēja gandrīz neiespējami. Es galu galā paļaujos uz kredītkaršu izrakstiem un konta uzskaiti, lai tiktu galā ar saviem izdevumiem nodokļu laikā. Ne tikai tas bija pieredzes murgs, bet arī kvīšu trūkums varētu radīt problēmas ar IRS.
  • Izdevumu izsekošana: Manas izmaksas parasti tiek iekasētas mana uzņēmuma kredītkartei vai mana uzņēmuma PayPal kontam. Katra gada beigās es pavadīju dienas, kas iet caur maniem paziņojumiem, lai pārliecinātos, ka neko neesmu garām.
  • Rēķinu sūtīšana: Lai gan man nav daudz rēķinu, lai katru mēnesi nosūtītu, daži, no kuriem es sūtīt, vienmēr radīja sāpes. Un tad es nevarēju atcerēties, kas bija samaksājis rēķinu un kurš joprojām bija parādā man naudu.
  • Peļņas un zaudējumu izsekošana: Cik jūs esat veicis šajā mēnesī? Šogad? Ja neesat pārliecināts, ir problēma. Es izmantoju, lai cīnītos ar manas rentabilitātes izsekošanu. Tagad es varu jums pastāstīt par savu peļņu.

Atpakaļ uz Dropbox, Freshbooks un Tiešām. Ja neesat iepazinies ar šiem rīkiem, šeit ir īss kopsavilkums:

  • Dropbox: Bezmaksas pakalpojums, kas ļauj jums saglabāt failus mākonī. Lieliski, lai koplietotu failus ar citiem vai dublētu informāciju, ja jūsu dators atteici.
  • Freshbooks: Mijmaiņas rēķinu izrakstīšanas rīks.
  • Tiešraidē: Mākonis balstīta grāmatvedības programmatūra.

Tātad, kā es varu izmantot šos rīkus manā biznesā?

Ietaupījumu glabāšana

Lielākā daļa manu kvīšu ir e-pasta veidā. Agrāk es gribētu saglabāt e-pastu izdevumu mapē. Šis process bija reālas sāpes, un visi ieņēmumi tiktu zaudēti, ja mans dators atkal būtu nokritisies.

Šodien es konvertē e-pastu uz pdf un saglabā to mapē ar nosaukumu "Receipts 2012" Dropbox. Lai izveidotu pdf, vienkārši "izdrukājiet" savu e-pastu vai PDF pielikumu. Es izsniedzam kvīti aprakstošu nosaukumu un kā mapi izvēlieties mapi Dropbox. Kopējais laiks kvīšu saglabāšanai ir apmēram 15 sekundes.

Ja jums ir daudz papīra kvītis, es ļoti ieteiktu Fujitsu ScanSnap S1500 skeneri. Šī ir skaistuma lieta. Un jūs to izmantosiet daudz vairāk nekā ieņēmumi. Tas padara visu papīru konvertēšanu pdf viegli. Ir arī skenera versija lietotājiem, kas darbojas Mac (tas ir, visi cool cilvēki).

Ja vēlaties to pāriet uz nākamo līmeni, varat izveidot apakšmapes pēc izdevumu kategorijas. Un nodokļu laikā, ja nepieciešams, varat dot savam grāmatvedim piekļuvi Dropbox izdevumu mapei. Iedomājieties, ka jums nav jāuzlūko viena tonna papīra jūsu nodokļu grāmatvedim.

Izdevumu izsekošana

Ietaupījumu glabāšana ir viena lieta, bet grāmatvedības paketes izmaksu uzskaite ir vēl viena. Tas ir tas, kur Outright.com parāda savu awesomeness. Lielākā daļa manu izdevumu tiek iekasēta ar kredītkarti vai manu PayPal kontu. Vai nebūtu lieliski, ja grāmatvedības programmatūra varētu automātiski redzēt šos izdevumus un ievadīt tos mums? Laipni lūdzam tūlīt!

Izmantojot Noteikt, jūs varat saistīt kredītkaršu kontus, PayPal kontus un dažus pārbaudes kontus. Ikreiz, kad izdevumi skar manu kredītkarti vai PayPal kontu, Outright automātiski paņem šos izdevumus un ieraksta to.

Piemēram, šajā mēnesī es fiziski neesmu ieskaitījis nekādus izdevumus. Tomēr ir vairāki izdevumi, kas reģistrēti tieši no manas kredītkartes vai PayPal konta:

Kopējais laiks, lai izsekotu izdevumus: 0 minūtes.
Kopējais laiks, lai izsekotu izdevumus: 0 minūtes.

Rēķinu sūtīšana un izsekošana

Es reiz izmantoju Quickbooks, lai izveidotu rēķinus. Tomēr, ņemot vērā programmatūras sarežģītību, es vienmēr esmu ļoti grūti to izmantot. Ar Freshbooks es varu ģenerēt rēķinu burtiski apmēram 20 sekundes. Es visus savus rēķinus nosūta pa e-pastu, tāpēc viss process no sākuma līdz beigām aizņem mazāk nekā 30 sekundes.

Un Freshbooks sniedz jums informācijas paneli, kas parāda, cik daudz jūs esat parādā, un kurš ir novēlois rēķina apmaksu:

Image
Image

Izsekošanas ienākumi

Pēdējais puzzle gabals ir ienākumu izsekošana. Atcerieties tos rēķinus, kurus es nosūta, izmantojot Freshbooks? Uzminiet, kas notiek, kad klients maksā mani, un es ierakstu šo maksājumu Freshbooks ar pogas klikšķi? Tas ir pareizi; tas tiek automātiski reģistrēts kā tiešais ienākums.

Bet ne viss ir persiki un krējums. Lielākā daļa manu ienākumu neprasa rēķinu. Rezultātā tas nekad neizmanto Freshbooks. Tā kā manā uzņēmējdarbības pārbaudes kontā drošības līdzekļi nav saistīti, es nevaru saistīt kontu ar uztvērēju. Rezultātā man manuāli jāievada daži ienākumi tieši uz Tiešām. Es to daru katra mēneša beigās, un tas aizņem apmēram 10 minūtes. Un šī ir vienīgā manu rēķinu un grāmatvedības procesa manuāla daļa.

Tomēr lielākā daļa banku var integrēties ar "Tiešām".Bet pat ar manuālo procesu es ietu katra mēneša beigās, kopējais laiks visu mēnesi, lai izsekotu manas uzņēmējdarbības finanses, ir apmēram 20 minūtes.

Lai noskaidrotu instrumentus, kurus izmantoju sava uzņēmuma vadīšanai, apmeklējiet Dropbox, Freshbooks un Outright.

Ieteicams: