Pārvērtiet Gmail par vienkāršu, vidējo produktivitātes mašīnu ar šiem 15 padomiem, trikiem un rīkiem

Daudzi mazie uzņēmumi izmanto Gmail viņu e-pasta vajadzībām. Tas ir tas, ko esmu paveicis pēdējos divus gadus. Un, protams, gandrīz katram ir sava Gmail konts.

Tomēr, kad es pirmo reizi sāku lietot Gmail, es biju pārsteigts, cik grūti tas varētu būt. Ziņu, uz kuru es zināju, ka esmu saņēmis tikai pirms dienas, šķita slēpta. Un tie, kā tas saistīts ar virknes e-pastu kopā, var būt patiesi mulsinoši (vismaz šim vecajam puisim).

Par laimi ir vairāki padomi un rīki, kas padara jūsu Gmail pieredzi produktīvāku. Kaut arī šajā sarakstā uzmanība pievērsta mazo uzņēmumu e-pasta vajadzībām, ikviens var gūt labumu no šiem resursiem.

G-Mail iezīmes, kuras jums vajadzētu izmantot

1. Uzlīmes: Gmail etiķešu sistēma ir tā mapju versija. Bet tā vietā, lai vilktu e-pastus uz noteiktu mapi, jūs varat to vienkārši atzīmēt. Izmantojot šo funkciju, varat e-pastam piešķirt vienu vai vairākas etiķetes, tādēļ tā piedāvā lielāku elastību attiecībā uz šķirošanas iespējām. Piemēram, ja jums ir e-pasts no jūsu boss, kas ir saistīts ar konkrētu klientu, varat to marķēt gan savā vadībā, gan jūsu klientā. Ja jums ir jāredz e-pasts no sava priekšnieka, šis konkrētais e-pasta ziņojums būs redzams kopā ar visu pārējo no viņa. Tas pats notiek, kad jūs meklējat e-pastu no klienta. Etiķetes var pievienot arī e-pastam, kuru rakstāt mapē Nosūtītās vai Melnraksti.

2. Meklēt operatorus: Viena no lietām, kas var padarīt jūsu dzīvi vieglāku, izmantojot Gmail, ir tas, ka jums ir spēcīgs meklēšanas rīks, ko varat izmantot, lai atrastu e-pastu. Iepazīstieties ar meklēšanas operatoriem, piemēram, no :, uz: tēmu :, vai, un ir: pievienojums, lai viegli atrastu to, ko meklējat. Lai iegūtu pilnu šo meklēšanas operatoru sarakstu, dodieties šeit.

3. Prioritārā iesūtne: Prioritārā iesūtne parāda, kādas e-pasta vēstules jums ir svarīgas. Kad runa ir par to, Google patiešām lielāko daļu darba strādā jums, jo tā izmanto algoritmu, kurā tiek reģistrēti parasti lasītie e-pasta ziņojumi un tie, kurus esat atzīmējis ar zvaigznīti. Es atklāju, ka pakalpojumā Gmail ir nepieciešams zināms laiks, lai uzzinātu jūsu preferences. Bet, kad tas notiek, šī funkcija ir diezgan ērta.

4. Filtri: Vienmēr izveidojiet filtrus, lai palīdzētu automatizēt uzdevumus. Piemēram, jūs varat uzreiz nosūtīt e-pastus no konkrētas e-pasta adreses uz citu e-pasta kastīti. Vai arī jūs varat saņemt visus abonētos jaunumus, kas tiek nosūtīti tieši uz arhīviem, lai tie netraucētu jūsu iesūtni, ļaujot to vēlāk izlasīt. Vai arī jūs varat saņemt e-pastus no sava priekšnieka, kas tūlīt tiek marķēti un atzīmēti kā svarīgi, izveidojot atbilstošus filtrus.

5. Zvaigznes: Zvaigzne blakus konkrētam e-pastam var noklikšķināt, lai parādītu, ka tas ir svarīgi.

Laboratorijas

Un tad ir laboratorijas. Google ļauj jums izmantot eksperimentālās funkcijas un funkcijas, kuras jūs varētu izmantot savā Gmail.

Lai varētu strādāt, jums ir jāiespējo Labs. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz ikonas Gears, kuru redzat sava Gmail lapas augšējā labajā pusē, un izvēlieties Iestatījumi. Meklējiet cilni Labs.

Lai iespējotu konkrētu Labs funkciju, vienkārši atzīmējiet radio pogu, lai iespējotu.

Mashable nāca klajā ar ievērojamu Gmail Labu sarakstu. Sarakstā ir iekļauta:

Labās rokas tērzēšana: Tērzēšana G-Talk ir pieejama jūsu Gmail logā. Pēc noklusējuma tas atrodas ekrāna kreisajā pusē. Labās puses tērzēšana ļauj pārsūtīt tērzēšanas logā G-Talk uz ekrāna labo pusi. Jūs atradīsiet šo noderīgu, ja vēlaties redzēt visus savus tiešsaistes kontaktus vienā virzienā.

Kalendāra priekšskatījums: Ja izmantojat Google kalendāru, lai pārvaldītu savu grafiku un paļauties uz to, lai saglabātu tikšanos, tad šī laboratorija ir lielisks papildinājums jūsu e-pastam. Jums nav nepieciešams greifers jūsu tālruni vai atvērt citu logu, lai redzētu, vai esat pieejams par šo neparedzēto kafiju, uzaiciniet draugu pa e-pastu.

Doc priekšskatījums: Tā pati lieta, ja izmantojat Google dokumentus. Šis priekšskatījums parāda jūsu pēdējos piekļūt dokumentiem, ļaujot jums noklikšķināt uz viena, neatstājot savu e-pastu.

Sūtīt un arhivēt: Ja jūs nodarbojat ar daudziem e-pasta ziņojumiem, jūs varat aktivizēt šo funkciju. Tas ļauj automātiski arhivēt e-pasta ziņojumu pēc tam, kad uz to atbildēja.

Auto-Advance: Šī funkcija ļauj jums izlemt, ko G-Mail darīs pēc tam, kad būsiet atbildējis vai dzēsis e-pastu. Vai tā atver nākamo ziņu vai atgriežas iesūtnē?

Konsultēta atbilde: Ja jums ir standarta atbilde uz dažām e-pasta ziņām, piemēram, atbildi uz priekšlikuma pieprasījumu vai uzņēmuma ieviešanu, varat saglabāt šīs veidnes kā konsekventu atbildi. Saņemot e-pastu, jūs varat vienkārši noklikšķināt uz nolaižamās izvēlnes Saglabātās atbildes un izvēlēties atbilstošu atbildi no saraksta. Nav vairs rakstīt garu atkārtotu e-pastu.

Uz tiem es vēlētos piebilst:

Atsaukt sūtīšanu: Ja jūs laikam sapratu, ka esat nosūtījis e-pastu nepareizam saņēmējam vai ja esat kaut ko aizmirsis, jūs joprojām varat pārtraukt tā nosūtīšanu. Vienīgais ierobežojums ir tas, ka jums ir tikai dažas sekundes pēc e-pasta sūtīšanas, lai to atsauktu.

Verificēto sūtītāju autentifikācijas ikona: Tas darbojas tikai Paypal un eBay laikā, taču šīs laboratorijas var palīdzēt jums sakārtot pikšķerēšanas veida izkrāpšanu, paziņojot par to, vai e-pasts ir no autorizētajiem sūtītājiem.

Vai vēlaties vēl kādu papildinājumu, lai palīdzētu pārvaldīt savu Gmail? Pēc tam lasiet un izmēģiniet šos rīkus, kā ieteica Dani Fankhausers Mashable:

6. BananaTag. Ja vēlaties uzzināt, vai jūsu boss ir atvēris jūsu nosūtīto e-pastu, lai pieprasītu sanāksmi, lai apspriestu algas pieaugumu, tad jums vajadzētu izmantot Bananatag.Tas ir ļoti līdzīgs tam, ko e-pasta tirgotājiem izmanto, lai redzētu, kas atver viņu e-pastu un saņem metriku un datus no viņu e-pasta kampaņām. Tagad jūs varat to izmantot bez maksas savā Gmail kontā līdz pat pieciem e-pasta ziņojumiem.

7. Sūtīt no Gmail. Vai tas nav kaitinoši, kā jūs redzat e-pasta adresi tīmekļa vietnē un noklikšķināt uz tā tikai, lai Microsoft Outlook vai citi e-pasta klienti jūs neizmantotu pop up? Izmantojot šo Chrome paplašinājumu, šis klikšķis novedīs pie jauna cilnes, kas ļauj veidot e-pastu, izmantojot savu Gmail kontu.

8. Ziņojums. Vai kādreiz esat prātojies, ko šis īpašais kontakts saka par čivināt vai Facebook? Jūs varat izmantot šo pārlūkprogrammas spraudni, lai parādītu kontaktpersonu Twitter, LinkedIn un Facebook saites. Tas ir brīnumains voyeuristic veidā.

9. Atlikt. Tiem, kuriem ir ADD, piemēram, mani (izskatās, kaut kas spīdīgs), šis rīks darbojas kā atlikšanas poga jauna uzdevuma ietvaros, kas aizrauj jūsu uzmanību, lai jūs varētu to atgriezties vēlāk. Varat iestatīt noteiktu stundu vai dienu. Kad tiek ievērots noteiktais laiks, jūs saņemsit paziņojumu, kas ļauj vai nu atvērt e-pastu, vai arī plānot to citā laikā.

10. Mail Timer for Gmail. Mail Timer for Gmail ļauj jums pāriet uz nākamo e-pastu, ja pavadāt 2 minūtes. Tas arī saka, kad jums ir 30 sekundes. Lieliski piemērots disciplīnai par to, ka nevēlas pavadīt pārāk daudz laika tikai uz vienu e-pastu. Arī lieliski, ja jūs dienā nav pietiekami stresa, un jūs meklējat īstu izaicinājumu. Protams, jūs vienmēr varat to atlikt, ja divām minūtēm nepietiek laika!

11. Bumerangs. Šis spraudnis ļauj ieplānot e-pasta ziņojumu nosūtīšanu vēlāk.

12. KeyRocket. Ja jūs vēlaties, lai jūsu galvu ap daudzi saīsnes, kas Gmail palīdz jums uzvarēt e-pasta pārslodzes, tad jums vienkārši ir instalēt KeyRocket, lai palīdzētu jums iepazīties ar lietojumprogrammu īsinājumtaustiņiem pakalpojumā Gmail. Piemēram, ja jūs tikko esat mēģinājis izveidot jaunu e-pastu, noklikšķinot uz kompilēšanas pogas, tas parādīsies un paziņos, ka jūs to varētu vienkārši nospiest C. Protams, ir jāieslēdz īsceļi cilnē Iestatījumi.

13. Attachments.me. Šis spraudnis ļauj vienkārši ievietot jūsu e-pastā failu, kas tiek saglabāts Google diskā, kastē, Dropbox vai citos atmiņas pakalpojumos, nevis pavadīt laiku, kad to augšupielādē.

14. Darba grupa. Ja vēlaties e-pastus apstrādāt kā uzdevumus uzdevumu sarakstā, tad Taskforce ir jūsu labā. Šis spraudnis pārveido jūsu e-pastus par uzdevumiem vai vienkārši pievienojiet to esošajam uzdevumam.

15. Gmail ziņotājs. Ja ilgstoši izmantojat galddatoru klientus savām e-pasta vēstulēm, jūs novērtēsiet Gmail paziņotāju, lai jūs informētu, kad jūsu Gmail iesūtnē ir jauns pasts.

Diezgan daudz, vai tu domā? Visi šie spraudņi, ja tie tiek ņemti kopā, var būt milzīgi, taču tie vienkārši padara dzīvi par Gmail. Bez tam, jums nav to visu izmantot. Viss, kas jums jādara, ir izvēlēties tos, kas jums patiešām vajadzīgi, un tos, kas būs ļoti izdevīgi jums un jūsu biznesam.

Atjauninājums: Ryan no Cash Money Life minēja Sanebox komentāros zemāk. Lai uzzinātu sīkāku informāciju, skatiet viņa Sanebox pārskatu.

Komentāri Par Vietnē: